KI-Beauftragter

Was ist ein KI-Beauftragter?

Ein KI-Beauftragter ist eine intern benannte Ansprechperson für den Einsatz künstlicher Intelligenz. Die Rolle ist frei gestaltbar: Sie kann eine Teilaufgabe neben dem eigentlichen Job sein, ein kleines Gremium oder eine externe Unterstützung.

Anders als der Datenschutzbeauftragte ist der KI-Beauftragte kein gesetzliches Amt. Die konsolidierte Fassung der KI-Verordnung vom 27. Juli 2026 enthält keine Vorschrift, die Unternehmen zur Benennung einer solchen Person verpflichtet. Es gibt daher auch keine gesetzlich festgelegten Aufgaben, Rechte oder Qualifikationen.

Der Begriff ist entstanden, weil Artikel 4 der KI-Verordnung Unternehmen verpflichtet, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Irgendjemand muss diese Maßnahmen planen und belegen. Was Artikel 4 dabei genau verlangt, steht auf der Seite zur KI-Schulungspflicht.

Ist ein KI-Beauftragter Pflicht?

Nein, nach der KI-Verordnung nicht. Die EU-Kommission schreibt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, dass für Artikel 4 keine bestimmte Governance-Struktur vorgeschrieben ist. Die Bundesnetzagentur führt die Einführung eines KI-Beauftragten ausdrücklich unter den Punkten, die nicht vorgeschrieben sind.

Verwechseln sollten Sie die Rolle nicht mit zwei Funktionen, die tatsächlich gesetzlich geregelt sind. Die Tabelle zeigt die Unterschiede.

Die menschliche Aufsicht nach Artikel 26 Absatz 2 ist keine Beauftragtenrolle. Sie verlangt, dass die Aufsicht über ein Hochrisiko-System Personen mit „der erforderlichen Kompetenz, Ausbildung und Befugnis“ übertragen wird, also den Menschen, die mit dem System arbeiten.

Welche Aufgaben kann ein KI-Beauftragter übernehmen?

Weil das Gesetz keine Aufgaben festlegt, entscheidet das Unternehmen selbst. In der Praxis bündelt die Rolle Aufgaben, die aus Artikel 4, aus dem Datenschutz und aus der IT-Sicherheit ohnehin anfallen. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt zum Beispiel, rechtliche und technische Entwicklungen rund um KI regelmäßig zu verfolgen und interne Vorgaben anzupassen.

Die folgenden Aufgaben sind ein Vorschlag. Nehmen Sie nur auf, was in Ihrem Unternehmen wirklich anfällt.

Wichtig ist die Abgrenzung zur Verantwortung. Der KI-Beauftragte bereitet vor, koordiniert und berät. Entscheidungen über neue Werkzeuge, Budgets und Sanktionen bei Regelverstößen trifft die Leitung. Halten Sie diese Aufteilung im Auftrag schriftlich fest, damit im Ernstfall niemand raten muss, wer zuständig war.

• Bestand führen: welche KI-Werkzeuge im Einsatz sind, wer sie nutzt, welche Daten hineinfließen.
• Einsätze einstufen: Fällt ein System unter Hochrisiko nach Anhang III?
• Maßnahmen zur KI-Kompetenz planen, je Rolle zuschneiden und dokumentieren.
• Die interne Nutzungsregel pflegen und neue Werkzeuge vor der Freigabe prüfen lassen.
• Einen Meldeweg für Fehler, Datenpannen und verdächtige Inhalte festlegen.
• Mit Datenschutz, IT-Sicherheit und Betriebsrat abstimmen, bevor neue Werkzeuge starten.

Welche Qualifikation braucht ein KI-Beauftragter?

Eine vorgeschriebene Ausbildung gibt es nicht. Zertifikate von Schulungsanbietern belegen eine Teilnahme, sind aber kein amtlicher Nachweis; das gilt hier wie beim KI-Führerschein. Hilfreich ist ein Profil, das Technik, Recht und Organisation verbindet.

Inhaltlich sollte die Person die Definition der KI-Kompetenz aus Artikel 3 Nummer 56 für sich selbst deutlich übertreffen. Dazu gehören ein Grundverständnis, wie Sprachmodelle arbeiten, Kenntnis der Einstufung nach der KI-Verordnung und der Datenschutzregeln sowie die Fähigkeit, Inhalte verständlich zu vermitteln. Welche Inhalte je Rolle passen, zeigt die Seite zur KI-Kompetenz.

Wichtiger als ein Titel sind Zeit und Befugnis. Wer die Rolle ohne Stunden im Kalender und ohne Rückendeckung der Leitung übernimmt, kann Werkzeuge weder stoppen noch Regeln durchsetzen.

Wer eignet sich im Unternehmen für die Rolle?

Naheliegend ist der Datenschutzbeauftragte, weil viele KI-Fragen personenbezogene Daten betreffen. Zu seinen gesetzlichen Aufgaben gehört nach Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO bereits die Sensibilisierung und Schulung der Beschäftigten, die Daten verarbeiten. Nach Artikel 38 Absatz 6 DSGVO darf er andere Aufgaben übernehmen, wenn diese nicht zu einem Interessenkonflikt führen. Das prüfen Sie vor allem dann, wenn er Werkzeuge selbst einführen und gleichzeitig deren Datenschutz überwachen soll.

Alternativen sind die IT-Leitung, Compliance, das Qualitätsmanagement oder eine Person aus dem Fachbereich, der KI am stärksten nutzt. In kleineren Unternehmen kann auch die Geschäftsführung die Rolle selbst übernehmen, solange sie sich die nötige Zeit dafür nimmt.

Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, Datenschutzbeauftragte stets einzubinden, wenn Entscheidungen über KI-Anwendungen vorbereitet werden, und auch eine Beteiligung des Betriebsrats zu prüfen. Nach § 90 Absatz 1 Nummer 3 BetrVG ist der Betriebsrat über die Planung von Arbeitsverfahren einschließlich des Einsatzes von KI rechtzeitig zu unterrichten. Wie Datenschutz und KI in Unterweisungen zusammenpassen, beschreibt die Seite zur Datenschutz-Schulung mit KI.

Checkliste: Die ersten Schritte für die Rolle

Ob mit oder ohne Titel: Diese Schritte machen die Rolle in wenigen Wochen arbeitsfähig. Ein Werkzeug ohne Freigabe, also Schatten-KI, taucht dabei fast immer auf und gehört in den Bestand.

1. Auftrag schriftlich festhalten

   Die Leitung legt Aufgaben, Zeitbudget und Befugnisse fest, etwa das Recht, ein Werkzeug bis zur Prüfung zu sperren.

2. Bestand aufnehmen

   Fragen Sie in allen Abteilungen ab, welche KI-Werkzeuge genutzt werden, auch private Konten.

3. Regeln für das Team festlegen

   Formulieren Sie wenige, klare Regeln und erklären Sie sie in einer kurzen Unterweisung.

4. Maßnahmen dokumentieren

   Halten Sie Art, Umfang und Teilnehmende jeder Maßnahme fest, wie es die Bundesnetzagentur empfiehlt.

5. Wiedervorlage planen

   Prüfen Sie Bestand und Regeln erneut, wenn Werkzeuge, Aufgaben oder die Rechtslage sich ändern.

Was Ihr Team konkret tut

Die Arbeit eines KI-Beauftragten wirkt erst, wenn alle Beschäftigten die Grundregeln kennen. Diese vier Regeln eignen sich als Kern jeder Unterweisung. Wie Sie sie in ein Programm für alle einbetten, zeigt die Seite zur Security-Awareness-Schulung.

Möchten Sie die Regeln gemeinsam mit Ihrem Team üben, können Sie ein Training für Ihr Team anfragen.

• Daten schützen: Nur freigegebene Werkzeuge nutzen, keine vertraulichen Daten in private Konten.
• Zweiten Kanal nutzen: Ungewöhnliche Anweisungen über einen bekannten Kontakt rückbestätigen.
• Ergebnisse prüfen: KI-Antworten als Entwurf behandeln und Fakten vor der Weitergabe prüfen.
• Vorfälle melden: Fehler und verdächtige Inhalte sofort an die benannte Stelle melden.

Häufige Fragen