Copilot-Schulung

Was ist eine Copilot-Schulung?

Eine Copilot-Schulung (auch Microsoft-Copilot-Schulung) vermittelt, wie Beschäftigte den KI-Assistenten von Microsoft im Arbeitsalltag nutzen, ohne Daten preiszugeben oder fehlerhafte Ergebnisse weiterzureichen. Sie verbindet Bedienung mit Sicherheitsregeln.

Microsoft hat die Produkte umbenannt: Aus Microsoft 365 Copilot wurde Microsoft Copilot, aus Microsoft 365 Copilot Chat wurde Microsoft Copilot Chat (Stand laut Anbieter, November 2026). In Lizenzen und Oberflächen tauchen beide Namen während der Umstellung noch auf. Für die Schulung zählt, welche der beiden Varianten Ihr Team nutzt.

Die Copilot-Schulung ist ein Baustein der allgemeinen Security-Awareness-Schulung. Sie baut auf den Grundlagen zu Phishing und Datenschutz auf und ergänzt sie um ein Werkzeug, das auf die Daten Ihres Unternehmens zugreift.

Copilot oder Copilot Chat: Was nutzt Ihr Team?

Beide Varianten sehen ähnlich aus, greifen aber auf unterschiedliche Daten zu. Laut Microsoft arbeitet Copilot Chat mit Daten aus dem Web und sieht Unternehmensinhalte nur in bestimmten Fällen, etwa wenn ein Nutzer eine Datei hochlädt oder Copilot Chat in Outlook verwendet. Die lizenzierte Variante greift über Microsoft Graph auf Mails, Chats, Kalender und Dokumente zu.

Für die Schulung heißt das: Mit Copilot Chat ist die wichtigste Regel, was Beschäftigte selbst hineinkopieren oder hochladen. Mit der lizenzierten Variante kommt die Frage dazu, was Copilot ohnehin schon finden kann.

Ein Sonderfall ist Copilot Chat in Outlook. Dort kann der Assistent laut Microsoft auf Mails, Kalender, Besprechungen, Chats und einen Teil der Dateien des Nutzers zugreifen, etwa auf Dateien aus OneDrive, häufig besuchten SharePoint-Websites und direkt geteilte Dokumente. Wer nur Copilot Chat freigibt, sollte diesen Fall in der Schulung trotzdem behandeln.

Laut Microsoft fallen Suchanfragen an Bing nicht unter die EU-Datengrenze, und für Bing handelt Microsoft als eigenständiger Verantwortlicher. Modelle von Anthropic sind derzeit ebenfalls von der EU-Datengrenze ausgenommen; ob sie genutzt werden, entscheidet die Administration.

Warum Berechtigungen das wichtigste Schulungsthema sind

Microsoft schreibt: Copilot zeigt nur Unternehmensdaten an, für die einzelne Benutzer mindestens Anzeigeberechtigungen haben. Das klingt beruhigend, hat aber eine Kehrseite. Ist ein SharePoint-Ordner mit Gehaltslisten versehentlich für alle freigegeben, bleibt das ohne KI leicht unbemerkt. Copilot darf ihn als Quelle heranziehen, weil die Berechtigung formal besteht.

Microsoft empfiehlt deshalb, die Berechtigungsmodelle in SharePoint und anderen Diensten zu nutzen, damit die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Inhalte haben. Für die Vorbereitung gibt es einen Leitfaden mit drei Säulen: übermäßige Freigaben beheben, Schutzvorgaben einrichten und regulatorische Anforderungen erfüllen.

Das ist zuerst Aufgabe der IT. Beschäftigte brauchen aber eine klare Anweisung für den Fall, dass Copilot ihnen etwas zeigt, das offensichtlich nicht für sie bestimmt ist: nicht weiterverwenden, nicht weiterleiten, sondern melden. Nur so erfährt die IT von falschen Freigaben.

Welche Inhalte gehören in eine Copilot-Schulung?

Neben Bedienung und guten Prompts braucht Ihr Team ein Verständnis dafür, wo Copilot Fehler macht und welche Daten es berührt. Microsoft selbst schreibt, dass Antworten generativer KI nicht garantiert zu 100 Prozent auf Fakten beruhen und Nutzer sie vor der Weitergabe prüfen sollen.

Erklären Sie in der Schulung auch, was mit dem Verlauf passiert. Laut Microsoft speichert Copilot Prompts und Antworten als Aktivitätsverlauf; Administratoren können ihn über Inhaltssuche und Microsoft Purview einsehen und Aufbewahrungsregeln festlegen. Beschäftigte können ihren eigenen Verlauf über das Portal „Mein Konto“ löschen. Wer das weiß, schreibt in einen Prompt nichts, was er nicht auch in eine dienstliche Mail schreiben würde.

• Funktionsweise: Copilot kombiniert Ihre Frage mit Mails, Chats und Dateien, auf die Sie Zugriff haben.
• Quellen prüfen: Zitate in der Antwort öffnen und Zahlen, Namen und Fristen im Original nachlesen.
• Websuche: Keine vertraulichen Projektnamen in Fragen, die eine Websuche auslösen können.
• Besprechungen: Zusammenfassungen aus Teams vor dem Versand gegenlesen.
• Agents: Nur Agents nutzen, die die Administration freigegeben hat.
• Verlauf: Prompts und Antworten bleiben gespeichert, auch für Aufbewahrung und eDiscovery.

Copilot einführen: Technik und Team in fünf Schritten

Eine Copilot-Schulung wirkt nur, wenn die Technik vorher vorbereitet ist. Die Schritte zeigen eine Reihenfolge, die Berechtigungen, Regeln und Mitbestimmung vor die Freischaltung stellt.

1. Freigaben bereinigen

   Die IT sucht Websites und Ordner mit zu weiten Freigaben und behebt sie, bevor Copilot freigeschaltet wird. Microsoft stellt dafür einen eigenen Leitfaden bereit.

2. Regeln festlegen

   Halten Sie schriftlich fest, wofür Copilot genutzt werden darf und wofür nicht. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, dabei konkrete erlaubte und verbotene Beispiele zu nennen.

3. Betriebsrat einbinden

   Copilot speichert Prompts und Antworten, die Administratoren auswerten können. Klären Sie mit dem Betriebsrat, ob § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berührt ist, und regeln Sie die Schulung nach § 98 BetrVG.

4. Pilotgruppe schulen

   Eine kleine Gruppe aus mehreren Abteilungen nutzt Copilot zuerst. Ihre Fragen und Fehler fließen in die Schulung für alle ein.

5. Alle schulen und nachfassen

   Schulen Sie alle Beschäftigten vor der Freischaltung und planen Sie eine kurze Auffrischung, sobald Microsoft neue Funktionen oder Agents einführt.

Checkliste: Was Ihr Team mit Copilot konkret tut

Diese vier Regeln passen auf eine Karte und gelten für Copilot und Copilot Chat gleichermaßen. Wie Sie die Regeln für Personendaten vertiefen, zeigt die Seite zur Datenschutz-Schulung mit KI.

1. Daten schützen

   Nur mit dem Firmenkonto und dem grünen Schild arbeiten. Keine Kundendaten oder Personalakten in private Copilot-Versionen oder andere Werkzeuge kopieren.

2. Zweiten Kanal nutzen

   Fasst Copilot eine Mail mit Zahlungsänderung oder dringender Anweisung zusammen, prüfen Sie den Inhalt telefonisch über eine bekannte Nummer. Wie solche Mails aussehen, zeigt die Seite Phishing-Mails erkennen.

3. Ergebnisse prüfen

   Zahlen, Namen, Fristen und Zitate im Original nachlesen, bevor eine Antwort weitergeht. Bei Entscheidungen über Personen entscheidet ein Mensch.

4. Vorfälle melden

   Zeigt Copilot Inhalte, die nicht für Sie bestimmt sind, oder verhält es sich auffällig, sofort an IT oder Datenschutz melden.

Copilot liest auch Inhalte von außen, etwa eingehende Mails. Darin können versteckte Anweisungen an die KI stehen. Microsoft setzt dagegen Klassifikatoren ein, die laut eigener Aussage nicht in allen Szenarien verfügbar sind. Wie solche Angriffe ablaufen, erklärt die Schwesterseite zu Prompt Injection. Wenn Sie Ihr Team vor dem Rollout schulen lassen möchten: Training für Ihr Team anfragen.

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